Sin duda, la forma más segura de hacer llegar un documento a alguien es entregárselo personalmente. Sin embargo, a pesar de los riesgos, a veces no nos queda más remedio que enviar información confidencial a través de archivos adjuntos a un correo electrónico.
Los correos electrónicos, muchas veces viajan a través de redes y servidores poco confiables que escapan a nuestro control.
La mayor amenaza que implica el envío de documentos por correo electrónico es la posibilidad de que terceros los intercepten durante el tránsito, y ahí es donde entran en juego las medidas de protección de datos.
Dependiendo del tipo de archivo que envíes, es posible que puedas protegerlo con una contraseña.
Software como Microsoft Office, LibreOffice, Adobe Acrobat o PDF24 (entre otros) permiten proteger con contraseña ciertos documentos y archivos PDF antes de enviarlos.
El proceso no es siempre el mismo.
No todos los proveedores de software tienen esta característica incorporada, y aquellos que la tienen, utilizan métodos distintos para bloquear archivos con contraseña.
Veamos un par de ejemplos:
Para proteger con contraseña un documento de Microsoft Word
- Abre el documento que deseas proteger.
- Selecciona Archivo → Información → Proteger documento → Cifrar con contraseña.
- Escribe una contraseña y luego vuelve a escribirla para confirmarla.
- Guarda el archivo.
Cómo proteger con contraseña un documento PDF (con Adobe Acrobat.)
- Abre el PDF que deseas proteger.
- Selecciona Herramientas → Proteger.
- Puedes restringir la edición del archivo con una contraseña o cifrar todo el archivo.
- Haz clic en Aceptar y selecciona Guardar.
Una vez protegido con una contraseña, puedes enviar el documento de forma segura a su destinatario como un archivo adjunto de correo electrónico.
Obviamente, el destinatario deberá conocer la contraseña para poder ver el contenido.
Pero, ¿cómo obtiene el destinatario la contraseña?
Por supuesto, no tiene demasiado sentido rebelársela en el propio correo electrónico. Puedes decírselo por teléfono, SMS o WhatsApp.
Utilizar dos rutas de transmisión separadas, es lo más sensato.
Comprimir y cifrar un archivo
Comprimir y cifrar los archivos tiene varias ventajas: en primer lugar, solamente quien conozca la contraseña puede abrir los archivos y, al comprimirlos, también se reduce su tamaño.
Esto acorta el tiempo de transmisión en Internet, y también permite adjuntarlos a clientes de correo gratuitos que limitan el tamaño de subida.
Descarga el programa gratuito y de código abierto 7-Zip desde su página oficial
Si está utilizando Windows de 64 bits (que hoy en día es lo más normal), haz clic en el botón correspondiente en la parte superior de la página.
Después instala el programa como de costumbre.
Una vez instalado,7-Zip aparecerá automáticamente en el menú contextual del Explorador de Windows.
- Haz clic con el botón derecho del ratón en la carpeta que deseas cifrar.
- En el menú contextual, selecciona 7-Zip y, a continuación, haz clic en «Añadir al archivo» o «Comprimir y enviar por correo».
- Selecciona la opción que más te convenga.
- En la interfaz del programa, selecciona el formato en que quieres comprimirlo.
- Como método de compresión puedes dejar LZMA2.
- En el apartado de cifrado, elige un algoritmo (por ejemplo AES-256) y después escribe la contraseña que quieras.
- Para finalizar selecciona «Aceptar».
Si has seleccionado la opción de enviar por correo electrónico, se abrirá automáticamente el cliente de correo predeterminado.
Si no lo has hecho, el archivo comprimido y cifrado se guardará en la misma ubicación que el original.
Tal y como se puede ver en la captura de arriba, podemos seleccionar diferentes métodos de cifrado. El más utilizado (y recomendado) es AES-256.
Este tipo de cifrado es compatible con casi todas las plataformas y sistemas operativos. Esto asegura que el destinatario del correo electrónico podrá abrirlo.
Si utiliza Windows 10 (o posterior) el receptor únicamente podrá acceder a los archivos y carpetas si tiene 7-Zip o una herramienta de compresión similar, como por ejemplo WinZip, PeaZip o WinRAR.
Si te preocupa que el destinatario no pueda abrir el archivo, puedes elegir el cifrado ZipCrypto en lugar de AES-256.
De esta forma, podrá abrirlo fácilmente usando el Explorador de archivos o el Explorador de Windows.
Sin embargo, no lo recomendamos porque no es tan seguro como AES-256.
En cualquier caso, Windows 11 ya no depende de programas de terceros para trabajar con determinados formatos de archivo.
En su última actualización, la compañía ha incorporado de manera nativa compatibilidad con nuevos formatos, incluyendo .RAR y .7-ZIP.
Y como hemos dicho antes, si tienes que proporcionar la contraseña al destinatario. ¡No lo hagas por correo electrónico!
Envíasela mediante un mensaje de texto, u otro medio alternativo.
Conclusión
Si bien existen clientes de correo como ProtonMail (tiene una versión gratuita) reconocidos por su privacidad y un buen cifrado de extremo a extremo, algunos servicios de correo electrónico que utilizamos a diario, son más inseguros de lo que la mayoría de la gente piensa.
En consecuencia, cifrar los archivos privados o confidenciales antes de enviarlos, debería convertirse en un procedimiento estándar
